Privacybeleid

1. Wie is verantwoordelijk voor je gegevens?

De verwerkingsverantwoordelijke is:

Smartsit BV
Wielsbekestraat 66, 8780 Oostrozebeke
Ondernemingsnummer BE 1040.399.036
E-mail: privacy@smartsit.be

Voor elke vraag over je gegevens of om je rechten uit te oefenen, kan je terecht op privacy@smartsit.be.

2. Op wie is dit beleid van toepassing?

Dit beleid geldt voor de website en het portaal van Smartsit, en voor:

• ouders en gezinnen die een account hebben of een aanvraag plaatsen;
• kinderen van wie de ouders gegevens invullen in het gezinsdossier;
• noodcontactpersonen die een gezin opgeeft;
• studenten die zich kandidaat stellen of actief zijn als babysit;
• bezoekers van de website.

3. Welke gegevens verwerken we?

Ouders en gezinnen

• Voor- en achternaam, e-mailadres, GSM-nummer en adres;
• je bevestiging van de algemene voorwaarden en van de dekking via je familiale verzekering;
• de plaats van de EHBO-doos of verbandtrommel in je woning;
• je aanvragen: datum, uren, adres van de opvang, reden, verwachtingen en opmerkingen;
• je keuze voor een student, je favoriete babysits en de beoordelingen die je geeft.

Kinderen

• Voornaam, geboortejaar en leeftijd;
• bijzonderheden die je zelf invult, zoals allergieën, medicatie, slaaproutine of andere aandachtspunten.

Noodcontactpersonen

Naam en telefoonnummer van maximaal twee personen die het gezin opgeeft. Vraag hun akkoord voor je hun gegevens invult.

Studenten

• Voor- en achternaam, geboortedatum, e-mailadres, GSM-nummer, domicilieadres en eventueel je kotadres;
• je profiel: opleiding, ervaring met kinderen, motivatie, interesses, rijbewijs en wagen;
• je beschikbaarheid en de opdrachten waarvoor je je kandidaat stelt, met je tarief;
• de beoordelingen die gezinnen na een opdracht geven;
• je screeningdocumenten: identiteitskaart (voor- en achterzijde), uittreksel uit het strafregister (model 2), schoolinschrijvingsattest of studentenkaart en, als je dat wil, je rijbewijs;
• het verloop van je screening: de status van je kandidatuur, je uitnodiging voor de Community Day, een eventuele reden van afwijzing en interne notities van de medewerker die je dossier opvolgt;
• je toestemmingen en het tijdstip waarop je ze gaf.

Wachtlijst

Schrijf je je in op de wachtlijst, dan bewaren we je naam, e-mailadres en, als je ze opgeeft, je postcode, de formule die je interesseert en je opmerking. We gebruiken die enkel om je te laten weten wanneer Smartsit lanceert, op basis van je toestemming. Je kan je op elk moment laten uitschrijven via privacy@smartsit.be; na de lancering wissen we de wachtlijst.

Communicatie

De e-mails, meldingen in het portaal en WhatsApp-berichten die we over opdrachten versturen, en je antwoorden daarop.

Technische gegevens

Je login (e-mailadres en een versleuteld wachtwoord), sessiecookies en de technische logbestanden van onze hostingpartners, zoals je IP-adres, browser en toestel.

Als je je account verwijdert

We vragen je dan waarom. Die reden bewaren we anoniem, zonder je naam of een koppeling met je account, om het platform te verbeteren.

4. Gevoelige gegevens

Omdat het om kinderopvang gaat, verwerken we enkele soorten gegevens die de wet extra beschermt. We gaan daar bijzonder voorzichtig mee om.

• Uittreksel uit het strafregister (model 2). Dit uittreksel is bedoeld voor activiteiten met minderjarigen. We gebruiken het enkel om te beoordelen of een student veilig met kinderen kan werken. Enkel de medewerkers die dossiers screenen kunnen het inkijken; gezinnen en andere studenten nooit.
• Identiteitskaart. Een kopie van je identiteitskaart bevat je rijksregisternummer en je foto. We gebruiken ze enkel om je identiteit na te gaan tijdens de screening, en ook hier hebben enkel de screenende medewerkers toegang.
• Gezondheidsinformatie over kinderen. Allergieën, medicatie of andere medische aandachtspunten die je invult, delen we enkel met de student die je kiest voor de opvang, zodat die je kind veilig kan opvangen. Je beslist zelf wat je invult; we verwerken deze gegevens enkel op basis van je uitdrukkelijke toestemming, die je geeft met een apart vinkje. Je kan ze altijd intrekken bij Dossier in je portaal; we wissen die informatie dan meteen.

We verwerken geen gegevens over ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religie, vakbondslidmaatschap, genetische of biometrische gegevens of seksuele geaardheid.

5. Waarom verwerken we je gegevens, en op welke grond?

• Je account en het platform laten werken: registreren, inloggen, aanvragen plaatsen, studenten in de buurt verwittigen, kandidaturen ontvangen, een student kiezen en de opdracht afronden. Grond: uitvoering van de overeenkomst.
• Studenten screenen: identiteit, strafregister en inschrijving nagaan, en de beoordeling op de Community Day. Grond: ons gerechtvaardigd belang en dat van de gezinnen bij veilige opvang van kinderen, binnen de wettelijke regels voor gerechtelijke gegevens.
• Opdrachten in je buurt koppelen: we berekenen de afstand tussen de postcode van de opvang en die van de student. Grond: uitvoering van de overeenkomst.
• Je informeren per e-mail en WhatsApp over je aanvragen, kandidaturen en de status van je dossier. Grond: uitvoering van de overeenkomst; voor meldingen van nieuwe opdrachten je toestemming.
• Betalingen en fiscale verplichtingen: opdrachten afrekenen via het platform, de jaarlijkse fiscale fiche voor studenten in de deeleconomie en de rapportering daarover aan de FOD Financiën. Grond: wettelijke verplichting en uitvoering van de overeenkomst.
• Kwaliteit en veiligheid: beoordelingen na een opdracht, klachten opvolgen en misbruik voorkomen. Grond: gerechtvaardigd belang.
• Het platform verbeteren, onder meer met de anonieme redenen bij het verwijderen van een account. Grond: gerechtvaardigd belang.

We verkopen je gegevens niet, gebruiken ze niet voor reclame van derden en volgen je surfgedrag niet op andere websites.

6. Wie krijgt je gegevens te zien?

• Studenten in de buurt zien van een aanvraag enkel de gemeente, de datum en uren, het aantal kinderen en hun leeftijd. Je naam, adres en telefoonnummer krijgt enkel de student die je kiest, samen met de info die nodig is voor een veilige opvang.
• Gezinnen zien van een student die zich kandidaat stelt de voornaam, het profiel, het tarief en de gemiddelde beoordeling. Screeningdocumenten zien ze nooit.
• Medewerkers van Smartsit hebben toegang voor zover dat nodig is voor hun taak, zoals het screenen van dossiers of het opvolgen van een vraag.
• Onze verwerkers, die in onze opdracht werken en contractueel gebonden zijn aan vertrouwelijkheid:
  • Supabase: databank, login en versleutelde opslag van documenten;
  • Netlify: hosting van de website en het portaal;
  • Resend: verzending van e-mails;
  • Twilio of 360dialog, met WhatsApp (Meta): verzending van WhatsApp-berichten;
  • de betaalprovider, zodra betalingen via het platform lopen.
• Overheden, wanneer de wet dat vereist, bijvoorbeeld de FOD Financiën voor inkomsten uit de deeleconomie.

7. Doorgifte buiten de Europese Unie

Onze databank en documenten staan in de Europese Unie. Enkele verwerkers zijn Amerikaanse bedrijven of werken met onderaannemers buiten de EU. Gegevens gaan enkel naar landen buiten de EU als daar passende waarborgen voor bestaan: een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie (zoals het EU-VS Data Privacy Framework) of de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie. Een kopie van die waarborgen kan je opvragen via privacy@smartsit.be.

8. Hoe lang bewaren we je gegevens?

• Account, profiel en gezinsdossier: zolang je account bestaat. Verwijder je je account, dan stopt je toegang onmiddellijk en wissen we je gegevens definitief na 30 dagen. Binnen die 30 dagen kan je herstel vragen.
• Screeningdocumenten: zolang je account bestaat, en samen met je account gewist. Je kan een document ook zelf verwijderen in je portaal.
• Aanvragen en opdrachten: zolang je account bestaat, en samen met je account gewist.
• Betaal- en facturatiegegevens: zolang de boekhoud- en fiscale wetgeving dat oplegt (momenteel tot 10 jaar), ook als je account verwijderd is.
• Technische logbestanden: volgens de termijnen van onze hostingpartners, doorgaans enkele dagen tot enkele weken.
• Anonieme reden bij verwijdering: onbeperkt, omdat die niet meer naar jou te herleiden is.

9. Hoe beveiligen we je gegevens?

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen. Documenten worden versleuteld opgeslagen en zijn enkel te openen via een tijdelijke link die na korte tijd vervalt. De toegang tot gegevens is per rol afgeschermd: een gezin of student ziet enkel wat voor hem bedoeld is, en gevoelige velden kan enkel Smartsit wijzigen. Volledige veiligheid kan niemand garanderen; stellen we een datalek vast dat een risico inhoudt, dan melden we dat binnen 72 uur aan de Gegevensbeschermingsautoriteit en, als het risico hoog is, ook aan jou.

Deel je login met niemand. Vermoed je dat iemand anders toegang heeft tot je account, mail dan meteen naar privacy@smartsit.be.

10. Cookies

We gebruiken enkel cookies die nodig zijn om in te loggen en het portaal te laten werken. We gebruiken geen advertentie- of trackingcookies. Meer info in ons cookiebeleid.

11. Minderjarigen

Gegevens over kinderen ontvangen we enkel van hun ouders, die zelf bepalen wat ze invullen. Studenten moeten minstens 18 jaar zijn: we vragen je geboortedatum bij de registratie en controleren die tijdens de screening aan de hand van je identiteitskaart. Denk je dat we gegevens van een minderjarige verwerken zonder de nodige toestemming, laat het ons weten via privacy@smartsit.be, dan wissen we ze.

12. Je rechten

Je hebt het recht om:

• je gegevens in te zien en een kopie te krijgen;
• onjuiste of onvolledige gegevens te laten verbeteren;
• je gegevens te laten wissen;
• de verwerking te laten beperken;
• je gegevens in een gangbaar, machineleesbaar formaat te ontvangen (overdraagbaarheid);
• bezwaar te maken tegen een verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang;
• een toestemming op elk moment in te trekken, zonder dat dit de eerdere verwerking aantast.

Veel kan je zelf in je portaal: je gegevens aanpassen, documenten verwijderen en je account verwijderen. Voor al het andere mail je naar privacy@smartsit.be. Dat is gratis, en we antwoorden binnen een maand. Om misbruik te voorkomen kunnen we je vragen je identiteit te bevestigen.

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, dan kan je een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, contact@apd-gba.be, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

13. Wijzigingen

We kunnen dit beleid aanpassen, bijvoorbeeld als het platform of de wet verandert. De datum bovenaan toont de laatste versie. Bij belangrijke wijzigingen verwittigen we je per e-mail of in het portaal.